Maquila de Nómina en México:
qué es y cuándo conviene tercerizarla

Un error de cálculo en el IMSS, una fecha límite del SAT que se pasa, un CFDI emitido con datos incorrectos: cualquiera de estos errores puede derivar en multas, en diferencias con trabajadores o en observaciones de una auditoría. Por eso muchas empresas en México deciden externalizar la nómina a un proveedor especializado.

A ese modelo se le conoce como maquila de nómina. Esta guía explica en qué consiste, qué obligaciones abarca, cómo se diferencia del modelo EOR o patrón sustituto y qué debe verificar antes de contratar a un proveedor.

¿Qué es la maquila de nómina?

La maquila de nómina es un servicio mediante el cual una empresa externa se encarga del cálculo, procesamiento y cumplimiento de la nómina de sus trabajadores. La relación laboral sigue siendo entre la empresa y sus empleados; lo que se delega es la operación técnica y el cumplimiento fiscal asociado a cada ciclo de pago.

Esto incluye, entre otras cosas:

• El cálculo de percepciones y deducciones de cada trabajador
• La generación del CFDI de nómina (timbrado ante el SAT)
• El cálculo y pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS e INFONAVIT
• La retención y entero del ISR
• La dispersión de pagos a cuentas bancarias de los trabajadores
• Los reportes de nómina para contabilidad y auditoría

El proveedor de maquila de nómina no es el patrón de sus trabajadores. Usted sigue siendo el empleador legal. La diferencia con el modelo EOR o patrón sustituto es precisamente esa: en la maquila de nómina, la empresa contratante mantiene la relación laboral directa; en el EOR o patrón sustituto, la empresa proveedora asume el carácter de patrón ante el IMSS y el SAT.

Obligaciones que cubre un servicio de nómina bien estructurado

IMSS: cuotas obrero-patronales

Conforme a la Ley del Seguro Social, el patrón debe inscribir a cada trabajador ante el IMSS antes de su primer día de labores y cubrir las cuotas correspondientes en cada bimestre. La cuota patronal varía según el salario del trabajador y la clase de riesgo de la empresa, pero en términos generales representa entre el 25% y el 35% del costo laboral total.

Un proveedor de nómina calcula estas cuotas de forma correcta, genera los pagos en tiempo y mantiene el historial de movimientos afiliatorios (altas, bajas, modificaciones salariales) actualizado ante el IMSS.

INFONAVIT: subcuenta de vivienda

El 5% del salario base de cotización de cada trabajador debe aportarse mensualmente al INFONAVIT. Esta aportación es obligatoria aunque el trabajador nunca solicite un crédito hipotecario. El incumplimiento genera recargos y puede derivar en créditos fiscales a cargo de la empresa.

SAT: retención de ISR y CFDI de nómina

Cada recibo de nómina que emite su empresa es un comprobante fiscal. Conforme a las disposiciones del SAT, debe generarse un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por cada pago al trabajador, dentro del plazo que marca la normativa. El CFDI debe ser timbrado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y estar disponible tanto para el trabajador como para la empresa.

Adicionalmente, el patrón debe retener el ISR de cada trabajador conforme a las tablas del artículo 96 de la Ley del ISR y enterarlo mensualmente al SAT. Al cierre de cada año, debe realizarse el ajuste anual de ISR por trabajador, que puede resultar en una retención adicional o en una devolución a cargo del patrón.

Estos procesos, si se hacen manualmente o con herramientas no actualizadas, son una fuente frecuente de errores y contingencias fiscales.

Impuesto sobre Nómina (ISN)

Cada estado de la República cobra un impuesto sobre las remuneraciones pagadas a trabajadores que prestan servicios en su territorio. Las tasas varían: Jalisco, por ejemplo, aplica una tasa del 3%. Una empresa con trabajadores en varios estados debe calcular y pagar el ISN en cada entidad federativa correspondiente.

REPSE: lo que debe verificar antes de contratar a cualquier proveedor

La reforma a la Ley Federal del Trabajo de 2021 cambió el marco legal en materia de subcontratación en México. Desde entonces, cualquier empresa que preste servicios especializados o ejecute obras especializadas a terceros debe contar con un registro vigente ante el REPSE (Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas) de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

Si su proveedor de subcontratación de servicios especializados no cuenta con REPSE vigente, su empresa asume responsabilidad solidaria por las obligaciones laborales y fiscales que ese proveedor no cumpla. Es decir, si el proveedor deja de pagar IMSS o no entera el ISR, la autoridad puede cobrarle esas diferencias a usted.

Antes de firmar cualquier contrato o subcontratar servicios especializados, solicite:

1. El número de registro REPSE y la fecha de vigencia
2. El RFC del proveedor para que pueda verificarlo usted mismo en el portal de la STPS (www.stps.gob.mx)
3. Copia del contrato de prestación de servicios que establezca claramente el objeto del servicio especializado

Un proveedor serio no tendrá problema en entregar esta documentación de inmediato.

¿Cuándo conviene tercerizar la nómina?

No hay un tamaño de empresa que defina si la nómina debe manejarse internamente o con un proveedor externo. Lo que sí existen son señales que indican que el modelo actual ya no es suficiente:

Cuando el área de RH dedica más tiempo a corregir errores que a gestionar al personal. El cálculo de nómina con errores frecuentes, los ajustes manuales de último momento y las discrepancias entre contabilidad y el IMSS son señales de que el proceso no está bajo control.

Cuando la empresa tiene trabajadores en más de un estado. Cada entidad federativa tiene su propia tasa de Impuesto sobre Nómina y sus propios plazos de pago. Gestionar este cumplimiento sin un sistema especializado incrementa el riesgo de errores y omisiones.

Cuando hay movimientos frecuentes de personal. Altas, bajas y modificaciones salariales que se reportan tarde al IMSS generan diferencias de cuotas, recargos y posibles auditorías. Un proveedor especializado tiene los procesos para mantener los movimientos afiliatorios al día.

Cuando la empresa está creciendo y el equipo de RH no puede absorber más carga operativa. Externalizar la nómina permite que su equipo se enfoque en la gestión del talento, la capacitación y la cultura organizacional, en lugar de dedicar horas cada quincena al proceso de pago.

Cuando se busca reducir la exposición a contingencias fiscales y laborales. Un proveedor especializado con REPSE vigente, certificado PAC y procesos auditados reduce significativamente el riesgo de errores que deriven en multas o créditos fiscales.

Qué debe incluir un servicio de nómina completo

Al evaluar a un proveedor, verifique que el servicio cubra los siguientes elementos:

• Cálculo de nómina conforme a la LFT. Percepciones ordinarias (salario, vales de despensa, fondo de ahorro) y extraordinarias (horas extra, bonos, comisiones), así como las deducciones correspondientes.
• Generación y timbrado de CFDI de nómina. Cada recibo debe quedar timbrado en tiempo y estar disponible para el trabajador y para los registros contables de la empresa.
• Gestión de movimientos afiliatorios ante el IMSS. Altas, bajas, modificaciones salariales y avisos de incapacidades deben reportarse en los plazos que marca la ley.
• Cálculo y pago de cuotas IMSS e INFONAVIT. Líneas de pago generadas correctamente y en tiempo, con comprobantes para conciliación contable.
• Retención y entero de ISR mensual. Incluido el ajuste anual de ISR en diciembre.
• Retención y entero del ISN por estado. Si la empresa tiene presencia en más de una entidad federativa.
• Reporte para dispersión de pagos a cuentas bancarias de los trabajadores. Archivo de pago en el formato requerido por su banco, con conciliación por empleado.
• PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades). El cálculo y la distribución de la PTU conforme al artículo 120 de la LFT, dentro del plazo legal (antes del 31 de mayo del año siguiente al ejercicio fiscal).
• Reportes para contabilidad y dirección. Resúmenes de nómina, dispersión bancaria y conciliaciones en el formato que su área de finanzas requiera.

ADN Services: maquila de nómina para empresas en México

ADN Services es una empresa especializada en maquila de nómina, EOR y PEO con sede en Tlajomulco de Zúñiga, Jalisco. Atendemos a empresas medianas y a filiales de empresas extranjeras con operaciones en México.

Contamos con registro REPSE vigente, verificable en el portal de la STPS. Nos encargamos del ciclo completo de administración de nómina: cálculo, timbrado de CFDI, gestión de movimientos ante el IMSS e INFONAVIT, retención y entero de ISR, y reportes de conciliación para su área de finanzas. Nuestro servicio de servicios especializados REPSE cubre la continuidad y renovación del registro.

Para empresas con equipos en México que operan bajo esquemas EOR o PEO, también asumimos el carácter de patrón sustituto, lo que permite que la empresa extranjera opere con personal en México sin necesidad de tener entidad legal constituida en el país.

Si su empresa está evaluando si tercerizar la nómina o si está considerando cambiar de proveedor, podemos agendar una revisión inicial sin costo para analizar su situación específica. Conozca más sobre nuestro equipo.

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