Administración de nómina
para tu empresa
Gestionamos el ciclo completo de tu nómina: cálculo de percepciones y deducciones, timbrado CFDI 4.0, ISR, cuotas IMSS-INFONAVIT y dispersión a cuentas de empleados. Todo en un solo proveedor.
Qué incluye la administración de nómina
La administración de nómina es el servicio más completo que ofrecemos en ADN Services. Lo usas cuando quieres delegar completamente el proceso: desde captura de incidencias hasta dispersión de pagos y entrega de recibos timbrados a cada empleado.
No es un software que tu operas. Es un equipo que lo opera por ti, con un contador asignado que conoce tu estructura salarial, tus contratos y tu calendario de pago.
- Cálculo de nómina quincenal o semanal según tu ciclo
- Timbrado CFDI 4.0 con PAC autorizado SAT
- Cálculo y retención correcta de ISR mensual y anual
- Cálculo de cuotas patronales y obrero-patronales IMSS
- Cálculo de aportaciones INFONAVIT + créditos en descuento
- Presentación de SUA (Sistema Único de Autodeterminación)
- Movimientos IDSE: altas, bajas, modificaciones salariales
- Cálculo de PTU (Participación de Trabajadores en Utilidades)
- Cálculo de subsidio al empleo
- Dispersión a cuentas bancarias o por OXXO Pay según contrato
- Entrega de recibos electrónicos al empleado via correo o portal
- Reportes mensuales de nómina para contabilidad
Por qué externalizar la administración de nómina
Una nómina con errores no es solo un problema contable. Es una multa del SAT, una observación del IMSS, o un empleado que reclama una diferencia. Los errores más comunes que vemos cuando un cliente llega con nosotros son:
ISR mal calculado desde enero
El cálculo del subsidio al empleo o del factor de integración salarial mal aplicado desde el primer periodo genera diferencias que se acumulan todo el año y requieren complementarias.
CFDI con errores en uso o clave de concepto
Desde que entro CFDI 4.0, las claves de concepto incorrectas invalidan el recibo. Tus empleados no pueden hacer declaraciones y tu empresa acumula recibos no deducibles.
Movimientos IMSS extemporáneos
Un alta o baja fuera del plazo legal genera recargos y, en revisión del IMSS, determina diferencias de cuotas que pueden ser mayores que todo un año de honorarios.
Con ADN, típicamente reducimos las observaciones STPS en los primeros 90 días de operación. No prometemos cero errores, pero si un proceso con doble revisión antes de cada dispersión.
Quién puede contratar este servicio
Atendemos empresas con 10 a 500+ empleados en cualquier sector: manufactura, servicios profesionales, comercio, tecnología, hostelería y salud. Trabajamos con empresas que ya tienen REPSE y con empresas que no lo necesitan.
Manufactura y maquila
Nóminas de planta con rotación frecuente, semanas variables y bono de productividad.
Servicios profesionales y BPO
Esquemas de sueldo fijo + variable, prestaciones superiores a la ley, distintos puestos.
Comercio y hostelería
Turnos, días de descanso variable, propinas computables y liquidaciones frecuentes.
Empresas con empleados en varios estados
ISN por estado, nóminas multi-registro patronal, distintas bases gravables por entidad.
Cómo trabajamos tu nómina cada período
La administración de nómina no es un cálculo aislado al final de la quincena. Es un proceso continuo con fechas fijas que cumplimos contigo cada periodo. Así se ve un ciclo típico con nosotros:
Captura de incidencias
Tu nos envías faltas, horas extra, vacaciones, incapacidades del IMSS, bonos y comisiones del periodo. Lo recibimos por el canal que prefieras: hoja compartida, correo o carga al portal. Si no hay cambios, la nómina corre con la base del periodo anterior y no tienes que hacer nada.
Cálculo y doble revisión
Calculamos percepciones, deducciones, ISR del periodo y cuotas IMSS e INFONAVIT. Antes de timbrar, un segundo contador revisa el cálculo contra el periodo anterior para detectar saltos que no cuadren. Ese paso es el que evita la mayoría de los errores que terminan llegando al empleado.
Timbrado y dispersión
Timbramos cada recibo con CFDI 4.0 ante el PAC y generamos el archivo de dispersión. Tu autorizas el pago o lo coordinamos según tu contrato. El empleado recibe su recibo timbrado el mismo día de pago, sin esperar a que alguien lo genere a mano.
Obligaciones mensuales y anuales
Más alla de cada periodo, presentamos SUA, movimientos IDSE, retención de ISR mensual y el cierre anual con cálculo de PTU y ajuste de subsidio al empleo. Tu contabilidad recibe el reporte conciliado sin tener que pedirlo cada vez.
Nómina interna o externalizada: cuando conviene delegar
Llevar la nómina en casa funciona cuando tienes pocos empleados y alguien que domina la parte fiscal. El problema aparece al crecer: cada nuevo registro patronal, cada estado con un ISN distinto y cada cambio en la miscelánea fiscal suma horas y riesgo sobre una sola persona. Si esa persona se va, el conocimiento se va con ella.
Externalizar la administración de nómina te da continuidad. El proceso no depende de un empleado, queda documentado y respaldado por un equipo. Tú liberas a tu área contable para que se enfoque en lo suyo y trasladas el riesgo de una observación del SAT o del IMSS a un proveedor que responde por el cálculo. Para una empresa de 50 empleados o más, el costo de externalizar suele ser menor que el de un error fiscal al año.
Preguntas frecuentes sobre administración de nómina
¿Cuánto tiempo toma el onboarding?
Típicamente 5 días hábiles desde que recibes el contrato firmado. Necesitamos: historial de nómina del año en curso, contrato colectivo si existe, estructura salarial y acceso al portal IMSS del registro patronal correspondiente.
¿Ustedes dispersan la nómina o solo calculan?
Las dos opciones estan disponibles. Podemos calcular y entregar el archivo de dispersión para que tu banco lo ejecute (cálculo puro), o coordinar la dispersión directamente si el contrato lo incluye. En la cotización te especificamos cual aplica según tu caso.
¿Pueden manejar nómina con prestaciones superiores a la ley?
Si. Aguinaldo superior al mínimo legal, vales de despensa, fondo de ahorro, caja de ahorro y bonos de cualquier tipo. Todo se calcula correctamente dentro del CFDI 4.0 con la clave de concepto correspondiente.
¿Qué necesito si tengo empleados en distintos estados?
Necesitamos el RFC de la empresa con domicilio fiscal activo y el registro patronal IMSS correspondiente a cada estado. Si tienes sub-registros patronales en otras entidades, los gestionamos todos bajo el mismo contrato.
¿Qué pasa si el SAT o el IMSS me hacen una revisión?
Te acompañamos. Conservamos el respaldo de cada cálculo, cada timbrado y cada movimiento presentado, así que cuando llega un requerimiento tienes la documentación lista. Si la revisión deriva en una aclaración ante la autoridad, preparamos los papeles de trabajo y la explicación técnica del cálculo.
¿Puedo cambiarme a ustedes a mitad de año?
Si. Tomamos tu nómina en cualquier mes. Lo único que necesitamos es el historial del año en curso para que el cálculo anual de ISR y el subsidio cierren correctos en diciembre. No tienes que esperar a enero para hacer el cambio.
¿Mi información de nómina está protegida?
Si. Manejamos los datos de tus empleados bajo aviso de privacidad conforme a la ley mexicana de protección de datos. La información salarial se comparte solo con las personas autorizadas de tu empresa y con la autoridad fiscal cuando la ley lo exige.
Servicios relacionados
La administración de nómina es el nucleo. Si necesitas algo más específico, tenemos servicios complementarios:
- Maquila de nómina: procesamiento externalizado sin delegar la administración IMSS
- Servicios especializados REPSE: renovación y cumplimiento de obligaciones para empresas registradas
- Asesoría fiscal-laboral: cumplimiento ante SAT, IMSS y STPS según tu situación
¿Lista para delegar tu nómina?
Diagnóstico gratuito en 24 horas. Onboarding en 5 días hábiles. Sin contrato de permanencia en el primer mes.